Миссия, Цель, Стратегия.

Основной целью внедрения информационных систем является обеспечение информационной поддержки основных и вспомогательных процессов жизнедеятельности организации. Для достижения этой цели, в первую очередь, требуется разобраться в целях, стратегии и задачах организации.

Какая миссия у компании, к чему она стремится в своей деятельности? Основные направления ее деятельности? Структура компании, какие функции выполняют ее подразделения и способы их взаимодействия между собой? Только ответив на все эти вопросы можно переходить к обсуждению того, какие функции должна выполнять корпоративная информационная система, какие аппаратные и программные средства должны быть в ее составе, для автоматизации функций, выполняемых подразделениями компании.

Рассмотрим цели, миссию и стратегию компании.

Цели:

1. Обеспечить выполнение требований и ожиданий потребителей продукции посредством 100% выполнения условий договоров с контрагентами.

2. Расширить номенклатуру выпускаемых изделий за счет освоения выпуска режущего инструмента для оборудования врезки и перекрытия трубопроводов под давлением.

3. Снизить уровень несоответствий на единицу продукции не менее, чем на 10% по сравнению с 2022 г.

4. Снизить уровень рекламаций до 0,4% от общего выпуска продукции.

5. Увеличить объём реализации продукции не менее, чем на 15% по с равнению с 2022 г.

6. Снизить уровень текучести квалифицированного персонала не менее, чем на 12% по сравнению с 2022 г.

7. Снизить себестоимость продукции не менее, чем на 5% по сравнению с 2022 г.

Миссия:

Наша миссия в том, чтобы быть первыми на российском рынке продукции для врезки под давлением, соответствовать высоким мировым стандартам во взаимоотношениях с деловыми партнерами, сотрудниками, обществом, окружающей средой. Мы добиваемся выполнения поставленных задач за счет профессионализма сотрудников и внедрения новых технологий.

Стратегию предприятия выразим в виде стратегической карты представленной ниже.

Анализ внешней среды

Для получения точной оценки эффективности внедрения документооборота на предприятии ООО «МТ» проведем SWOT-анализ для определения преимуществ, недостатков, возможностей и угроз при внедрении СЭД

SWOT-анализ внедрения СЭД

Из данной таблицы видно, что преимуществами (сильными сторонами) системы являются хранение документов в общей базе данных с гибким разграничением прав доступа, наличие программных средств контроля целостности документов. Недостатками (слабыми сторонами) СЭД являются затраты на приобретение (это довольно дорогой продукт), сложный выбор конкретного продукта из всего многообразия систем представленных на рынке, достаточно трудоемкое и затратное развертывание системы.

Благоприятными факторами внедрения СЭД являются системный подход в организации безопасности и функциональности документа по принципу непрерывного развития системы, а также возможность разделения и минимизации полномочий по доступу к информации, полный контроль и регистрация попыток несанкционированного доступа и др. К угрозам можно отнести – необходимость обучения персонала работе СЭД.

Перед тем как начать внедрение системы необходимо четко сформулировать цели и задачи которые будут выполняться СЭД, проанализировать текущую систему делопроизводства, разработать проект и определиться с выбором поставщика программного обеспечения. Следующим шагом будет организация работ по проекту. Работы по внедрению системы электронного документооборота необходимо вести в соответствии с планом, согласованным с руководством компании и включающем следующие этапы:

1. создание и подготовка рабочей группы;

2. анализ и описание существующих процессов;

3. проектирование архитектуры системы;

4. настройка и адаптация системы;

5. установка на рабочих местах;

6. опытно-промышленная эксплуатация;

7. промышленная эксплуатация и улучшения работы системы.

Анализ внутренней среды

В результате обследования предприятия были выделены следующие основные бизнес-процессы:

1. Материально-техническое обеспечение. Цель – обеспечение запасов продукции и полуфабрикатов от поставщиков, а также необходимого технического обеспечения, запасных частей и расходных материалов. Исполнители бизнес-процесса - Отдел снабжения.

2. Сбыт. Основная цель – реализация продукции потребителям. Кроме того, целью процесса является удовлетворение требований потребителей. Исполнители бизнес-процесса - Отдел сбыта.

3. Бухгалтерский учет. Цель – организация учета финансово-хозяйственной деятельности предприятия, осуществление контроля над сохранностью собственности, правильным расходованием денежных средств и материальных ценностей, соблюдением строжайшего режима экономии и хозяйственного расчета. Исполнитель бизнес-процесса - Бухгалтерия.

4. Кадровое обеспечение. Цель – рациональное использование знаний и опыта служащих предприятия. Исполнитель бизнес-процесса - Отдел кадров.

5. Обеспечение. Цель – обеспечение бесперебойной работы всех объектов предприятия. Исполнители бизнес-процесса - Отдел снабжения.

6. Информационное обеспечение. От эффективно работающей системы электронного документооборота зависит успешное функционирование всего предприятия. Самыми главными факторами здесь являются: скорость обработки документации (заказов), эффективность и скорость в принятии управленческих решений, гибкость и приспособленность к быстро меняющимся условиям современного рынка и законодательства. Поэтому целью данного процесса является разработка эффективной и качественной информационной системы предприятия. В данном процессе задействованы все службы предприятия.

Описанные выше бизнес-процессы связывают отделы организации, а также обеспечивают связь компании с внешним миром (покупателями, поставщиками, государством и др.). Большинство указанных потоков проходят через центральный аппарат, роль которого играет секретарь (в данном случае на предприятии он же выступает делопроизводителем), который, в свою очередь, напрямую связан с руководством фирмы. В настоящее время для передачи приказов, распоряжений, уведомлений и прочей документации не применяется какое-либо специализированное программное обеспечение. В некоторых случаях в дополнение к стандартным каналам связи используются: электронная почта, внутренний чат и устная форма передачи информации.

На начальных этапах анализа функционирования объекта необходимо построить модель предметной области, которую можно представить в виде бизнес-процессов. Для реализации моделей бизнес-процессов был использован программный продукт MS Visio.

Основой для моделирования предметной области является перечень входной и выходной информации.

Выполнение основных рабочих процессов сотрудниками компании представлено на рисунках ниже.

!!!